Rechtesystem und Workflow
cmsWorks verfügt über ein leistungsfähiges Gruppen- und Rechtesystem, sowie einen 3-stufigen Freigabeprozess (Workflow): Entwurf, Freigabe und Publikation ("online stellen").
Abbildung: Nach der Bearbeitung erfolgt die Freigabe und ggf. die Publizierung
Beliebig viele Redakteure können mit dem System parallel arbeiten. Der ungewollte gleichzeitige Zugriff auf dieselben Dokumente wird vom System erkannt und verhindert. Unnötige Sperren werden durch einen intelligenten Lock-Mechanismus wieder aufgehoben.
Alle Inhalte verfügen über eine Versionskontrolle. Soweit nötig können frühere Versionen abgerufen und wieder herstellt werden. cmsWorks ist somit konform zu den gesetzlichen Vorgaben. Durch die besondere Weise der Datenspeicherung gibt es auch bei hohen Versionsnummern keine Geschwindigkeitseinbußen.
Vor der endgültigen Publikation eines Dokuments werden alle direkten und indirekten Abhängigkeiten geprüft. Gegebenenfalls noch nicht publizierte Seitenelemente werden zur Sichtung angeboten, können direkt mit einem Mausklick freigegeben und letztlich publiziert werden. Ebenso achtet das System darauf, dass Seiten und Seitenelemente erst dann gelöscht werden, wenn innerhalb der Site nicht mehr darauf verwiesen wird. So werden "tote Links" effektiv vermieden.
Das optionale Content Scripting Modul ermöglicht die Automatisierung von wiederkehrenden Routinevorgängen.