Unterschieden werden in diesem Zusammenhang der normale Redaktionsworkflow, die Werkzeuge, welche für ein kollaboratives Arbeiten zur Verfügung stehen und das Content Scripting, welches die Erweiterung des Systems um Workflows und Tasks ermöglicht.
Der alltägliche Redaktionsworkflow
Der alltägliche Redaktionsworkflow besteht dabei für einen Redakteur aus drei wichtigen Aktionen:
Erklärung:
| Ausleihen / Bearbeiten | Am Anfang der Bearbeitung von Inhalten leiht der Redakteur ein Dokument aus. Das ausgeliehene Dokument wird systemweit für den Zugriff durch andere Redakteure gesperrt. |
| Speichern / Zurückgeben | Hat der Redakteur die Inhalte in seinem Sinne bearbeitet, so kann er das Dokument speichern, um zum Beispiel eine Vorschau darauf auszuführen oder komplett zurückgeben. Wird ein Dokument nicht zurückgegeben, sondern werden die Änderungen durch den Redakteur verworfen, so besitzt das Dokument den selben Zustand wie vor dem Ausleihen. |
| Freigeben / Publizieren | Nach der Bearbeitung und der Rückgabe eines Dokuments kann der Redakteur das Dokument freigeben. Eine Freigabe bedeutet, dass die Inhalte zur Produktion nach außen vorbereitet und freigegeben sind. Wird jetzt dieses Dokument (oder ein auf dieses Dokument verweisendes Dokument) publiziert, so werden die Inhalte erzeugt. |
Auf diese Weise wird auf der einen Seite sichergestellt, dass Inhalte nicht aus Versehen überschrieben werden können. Außerdem können die in Bearbeitung befindlichen Inhalte jederzeit in einer Vorschau gerendert und zu einem definierten Zeitpunkt erst wirklich online gestellt werden.
Unterstützt wird die Redaktion zusätzlich durch den internen Messenger, mit dem man an cmsWorks angemeldete Personen Nachrichten schicken kann, ohne die Applikation wechseln zu müssen.
Content Scripting zur flexiblen Gestaltung von Workflows
Eine sehr mächtige und leicht zu programmierende Möglichkeit, Workflows in das System zu integrieren, stellt die sogenannte "Content Script" - Technologie dar. Ein Content Script ist eine spezialisierte JSP, welche alle Aktionen eines Benutzers automatisiert ausführen kann.
Auf diesem Wege können einfache Abfragedialoge in cmsWorks bis hin zu komplexen Wizards (mehrseitige Abfragedialoge) geschaffen werden, ohne dass eine Programmierung der Oberfläche vonnöten ist. Diese Dialoge werden vom Redakteur mit relevanten Daten gefüllt, das Content Script selbst übernimmt dann die Arbeit Ressourcen anzulegen, zu befüllen, zu verschieben oder Ordner zu erzeugen.
Innerhalb eines oder mehrerer Content Scripte können so die komplexesten Workflows abgebildet und jedwede Art von Arbeit automatisiert werden.
Im Lieferumfang sind Programmierbeispiele einiger Content Scripte vorhanden, von einer einfachen Abfrage bis zum komplexen Zusammenbau mehrerer Ressourcen.